Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos.

Los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla

Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, por lo tanto, son sistemas seguros.

Una visión sobre los requisitos que debe tener un gestor documental, tomando como ejemplo DocuWare.

• Versión cloud: Es importante que un software de gestión documental nos ofrezca la posibilidad de trabajar de manera online. Sin embargo, hay que asegurarse de que la integración con la nube sea completa. No basta con ofrecer un espacio reservado para almacenar nuestros archivos a modo de repositorio. Gestores documentales como DocuWare, por ejemplo, gozan de una plataforma cloud en la que podemos trabajar de forma totalmente funcional sin necesidad de instalar nada en nuestros servidores locales. En cualquier caso, será decisión del propio cliente el usar un modelo híbrido que combine el potencial de la versión online con la autogestión de un hardware propio.

• Multicaptura de datos: Sin duda, la base de una correcta digitalización documental empieza con la captación de nuestra información a través de múltiples fuentes de entrada. Ya sea escaneando desde nuestra impresora multifuncional o un escáner de sobremesa, como archivo adjunto de un correo electrónico o desde una hot folder de nuestra red, los gestores documentales deben aportar versatilidad en lo que a obtención de documentos se refiere. En DocuWare, por ejemplo, podemos utilizar su plugin de Outlook para subir un correo electrónico y/o los archivos adjuntos a este directamente en un par de clics.

• Seguridad: La protección de nuestros datos siempre ha sido un tema prioritario, pero el aumento de ciberataques lo ha convertido en algo esencial a tener en cuenta cuando analicemos los diferentes gestores documentales que hayamos decidido comparar. El nivel de cifrado de la información, la creación de copias de nuestra base de datos o la georedundancia (réplicas en diferentes localizaciones) pueden ser factores que conformen nuestra impresión final sobre un software u otro. Y si la arquitectura en la nube de los almacenes de datos no permite que nuestros archivos se infecten ni siquiera con un virus completamente nuevo, como ocurre con DocuWare, ¡pues mucho mejor!

• Movilidad TOTAL: Con la Transformación Digital han surgido nuevos modos de entender la colaboración, mucho más orgánicos y adaptables. “Agilidad” o “Inmediatez” son términos que han pasado a formar parte de nuestro vocabulario habitual y que resultan imprescindibles en los gestores documentales Así, la posibilidad de gestionar nuestros procesos digitalmente desde una aplicación móvil como la que ofrece DocuWare (disponible tanto para iOS y Android) para dar continuidad a nuestra productividad y poder, por ejemplo, cumplimentar formularios, revisar contratos o aprobar facturas, puede llegar a ser determinante si no queremos interrumpir el ritmo de nuestra organización.

Aparte de las características comentadas, existen muchas otras que hacen que la solución de digitalización DocuWare destaque por encima del resto de gestores documentales:

• Intelligent Indexing: Es uno de los puntos fuertes de la solución. De una manera intuitiva y basada en el aprendizaje continuo, esta herramienta identifica términos clave en los documentos que transforma en información útil para posteriores búsquedas cada vez más fluidas.

• Workflow Manager: Gracias a su diseñador de flujos de trabajo, DocuWare nos permite pulir nuestros circuitos administrativos hasta automatizarlos al máximo, eliminando aquellos aspectos que nos hacen perder tiempo e incrementando la eficiencia de cualquier departamento de nuestra compañía.

• Listas de seguimiento y notificaciones de correo electrónico: Para no dejar nada sin atender, las listas de tareas de DocuWare se actualizan automáticamente al producirse cambios en el estado de nuestros documentos. Asimismo, podemos programar el envío de emails a l@s usuari@s que necesiten ser informad@s de dichos cambios.

• DocuWare Signature: A través de proveedores como Validated ID o DocuSign, podemos almacenar documentos firmados digitalmente, simplificando el proceso de firma y reduciendo el uso de papel al mismo tiempo. Hasta tres niveles de seguridad o la integración de datos biométricos hacen que esta funcionalidad posicione a DocuWare por delante del resto de gestores documentales conocidos.

• DocuWare Forms: Sin necesidad de conocimientos de programación, podemos diseñar formularios web based de gran calidad para recopilar y compartir información de forma efectiva, limpia y segura.

Solicita una demo en el 971 20 70 71 y conoce cómo puede mejorar el ritmo de tu empresa con un gestor documental como DocuWare. Fuentes: TICPORTAL Y RICOHSALVANS