¡El momento es ahora! Hace unos años vimos cómo las empresas tecnológicas empezaron a invertir en la transformación digital y de sus espacios. Google, Microsoft y la cuna de Silicon Valley hace años disponían de políticas de trabajo flexible y convertían las oficinas en espacio social con futbolín, videojuegos, pizza los viernes y espacios creativos para innovar.

Al menos una vez a la semana vemos en la portada de algún medio de comunicación la remodelación de las oficinas de empresas de todos los sectores que deciden dar el paso: farmacéuticas, retail, banca, gran consumo…

Del espacio individual a los espacios colaborativos

La hoja de ruta de transformación digital acelerada por la pandemia y el modelo de trabajo híbrido impulsado por un marco regulatorio importante en el ámbito laboral y de sostenibilidad, llevan a las corporaciones a plantearse un nuevo paradigma en la gestión de los recursos humanos y materiales.

Las características que debe tener una oficina del 2021 pasan por reducir espacios de trabajo individuales con una disminución del espacio de ocupación llevándolo a sitios calientes y reservables en función de las necesidades individuales y colectivas (hotdesking). Redistribuir de forma distinta el espacio incrementando las salas de reuniones y los espacios para colaborar. Finalmente se ha generado un incremento en la inversión de tecnología con el fin de facilitar el trabajo remoto tanto individual como en salas de reuniones a través de la videoconferencia y la gestión del espacio con herramientas que permiten medir la ocupación y el aforo.

Tendencias y características de la nueva oficina moderna

Reducir/reconvertir los espacios de trabajo

No solo optimiza costes estructurales. Desaparecen los despachos, acercando el equipo directivo a los empleados, se difuminan las líneas departamentales evitando silos y se generan nuevas dinámicas más naturales y enfocadas a la colaboración, lo que fomenta mejor clima y productividad. La oficina se convierte en un espacio social con más relevancia después de la pandemia.

Incrementar los espacios de colaboración VS espacios individuales

Alrededor de un 20%-25% del espacio se reduce y se reorganiza para fomentar la creatividad y la innovación. Mi puesto de trabajo deja de ser mío para pasar a ocupar el sitio que mejor se adapte a mi actividad ese día (una sala de reunión, un espacio agile donde trabajar un proyecto, un sitio tradicional, etc).

Incrementar la inversión en tecnología para el trabajo remoto

Dotarse de tecnología para facilitar el trabajo en la oficina o en cualquier lugar. Las herramientas de comunicación como soluciones corporativas (Microsoft Teams, Zoom, Hangouts…) y la tecnología que permita movilidad (ordenadores portátiles, auriculares, etc) se consolidan en un modelo híbrido de trabajo.

• Equipar con soluciones videoconferencia las salas de reuniones e incrementar el número de salas. El numero de salas de reuniones incrementa un 70-75%, salas pensadas para garantizar la experiencia del usuario ya sea presencial en remoto garantizando el audio, la vídeo, la compartición y la interactividad en cualquier interacción.
• Soluciones contactless (sensorización, control de aforos, digital signage o apps) y las herramientas de gestión del espacio como por ejemplo Ricoh Spaces.
• Llevar las soluciones digitales a la nube. El plan de transformación digital del CIO se centra actualmente en llevar los servidores al cloud y a la modernización de las aplicaciones corporativas.

Cambio de cultura empresarial

Las nuevas formas de trabajar y la evolución de la regulación laboral deja entrever que el futuro del trabajo pasa por empleados cada vez más freelance, trabajo por proyectos, más dinámicos, donde prima la productividad, la flexibilidad y el trabajo por objetivos.

Las 3 claves para conseguir la oficina perfecta en 2021

Para que la transformación de la oficina sea un éxito es necesario abordarlo desde los 3 pilares fundamentales: tecnología, personas y espacios. Debe existir cierta sincronía entre el cambio del espacio alineado a la identidad de marca de la compañía, el cambio de cultura hacia nuevas formas de trabajar más flexibles y productivas y la adopción tecnológica en todos los niveles para conseguir ser una compañía digital.

• Tecnología: En este último año marcado por la pandemia nos hemos dado cuenta que la tecnología nos ha ayudado a mantener la continuidad del negocio y ha acelerado la hoja de ruta que todo CIO tenía en su plan. Las áreas de TI no estaban preparadas para dar servicio al usuario al nivel de exigencia que se ha requerido durante y después de la pandemia. Cada vez más líderes piensan en apoyarse en una PMO que les ayude a consolidar y revisar la hoja de ruta.
• Espacio: la distancia social y las nuevas relaciones laborales nos lleva a una coyuntura todavía poco clara de la necesidad de los espacios en las oficinas. Por ahora hay tres tendencias: empresas que se declaran presencialistas; aquellas que estiman un modelo híbrido, de trabajo en remoto y presencial en la oficina; y las no presencialistas que no regulan esa distribución. Lo que está claro es que la oficina se convierte en un espacio social, donde cada vez más los puestos de trabajo son compartidos y los espacios individuales de puesto de trabajo se traducen en espacios más abiertos y colaborativos. Por otro lado empiezan a desaparecer los despachos y aumentan las salas de reuniones con tecnología que permite comunicarse y compartir información e interactuar con la misma calidad en presencial y en remoto.
• Cultura: la cultura se construye con las personas y es la esencia de la organización. ¿Qué hacen los empleados cuando no los vemos? Ésa es la verdadera cultura de la organización. La cultura, al igual que la marca corporativa, lleva tiempo y esfuerzo tratar de cambiarla. La transformación digital y las nuevas formas de trabajar cada vez más se enmarcan en la necesidad de cambio cultural de las organizaciones que requerirá mayor o menor esfuerzo en función del punto de partida y de madurez en la que se encuentren. Por eso un acompañamiento es clave para asegurar que la transformación hacia las nuevas formas de trabajar ocurre a todos los niveles.