Introducción: Factura electrónica obligatoria en España
Con la ley “Crea y Crece”, llegan novedades en el modelo de facturación. Desde el 18 de abril de 2019, el 100% de los países que forman parte de la Unión Europea hacen uso de la e factura en todas sus transacciones comerciales. La inmensa mayoría lo hacen por una obligación legal en las relaciones Business to Government (B2G).
La evolución de la factura electrónica comenzó en el año 2005, en Dinamarca. Dinamarca fue el primer país de Europa en ofrecer un modelo opcional para la ejecución de la facturación electrónica. Con el tiempo, se sumaron países como Suecia, Finlandia, Noruega, entre otros, hasta que el 15 de enero de 2015 llegó a España.
En aquel entonces, España no tenía aún un modelo concreto establecido y es por eso por lo que el 15 de septiembre de 2022, el Congreso de los Diputados aprobó la ley 18/2022 “Crea y crece”. Se espera que, como máximo, el Reglamento de dicha Ley se apruebe el 29 de marzo de 2023, momento en el que las empresas tendrán un plazo de entre 1 a 2 años para emitir y recibir facturas electrónicas.
Novedades de la ley “Crea y Crece” en relación a la factura electrónica
Esta Ley tiene como objetivo principal, potenciar la digitalización de las empresas para reducir los costes de transacción, facilitar la transparencia y detener de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales.
Entre las medidas de la Ley se incluyen diversas modificaciones relativas a la factura electrónica. Entre las principales novedades se puede destacar; la progresiva obligatoriedad para todas las empresas para emitir y/o recibir facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales, sean entre organismos públicos y/o privados, así como los requisitos que ese tipo de facturas y las plataformas que se utilicen deben cumplir.
La nueva Ley establece también los plazos de que dispondrán las empresas para implantar la factura electrónica, así como las sanciones que podrán aplicarse a aquellas que no lo hagan, que pueden llegar en algunos casos a ser de hasta 10.000 euros.
Requisitos para cumplir con la obligatoriedad de la e-factura:
- Las facturas deben estar en formato Facturae (archivo XML).
- Han de estar firmadas electrónicamente.
- Se han de enviar a través de los Puntos Generales de Entrada de facturas electrónicas, de las comunidades autónomos o entidades locales (FACe, FACeB2B, e.FACT, PEJIE, JCCM, PUEEF, etc.).
- El destinatario de las administraciones públicas se ha de indicar a través del Código DIR3. Cada administración tiene sus códigos DIR3. Así como una serie de campos obligatorios que las facturas electrónicas deben tener.
- El destinatario de las empresas privadas se ha de indicar a través de DIRe. Es un código que se asigna a una empresa para que pueda recibir factura electrónica a través del Punto General de Entrada de FACeB2B.
¿Qué necesitas para garantizar el cumplimiento legal de la factura electrónica?
• Para emitir y/o recibir facturas electrónicas necesitas disponer de una plataforma que genere las facturas en dicho formato y las emita a los puntos generales de entrada de facturas electrónicas. Ricoh te ofrece la solución de factura electrónica B2Brouter para cubrir esta necesidad.
• También, debes disponer y proporcionar información sobre los estados de cada una de tus facturas electrónicas. Ricoh te ofrece la solución de gestión de procesos DocuWare para el correcto control y gestión de las facturas.
¿Por qué hacerlo ahora y no esperar?
Actualmente, el Gobierno ofrece el programa Kit Digital de subvenciones para PYMEs que pueden llegar hasta 2.000 € para proyectos relacionados con la factura electrónica.
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