Muchas organizaciones han ofrecido políticas de trabajo flexible desde casa antes del 2020. Sin embargo, a raíz de lo ocurrido el año pasado, muchas empresas se han visto forzadas a dar el salto al trabajo híbrido a tiempo completo. De esta manera las organizaciones, durante el confinamiento, han conservado las ventajas de un espacio de oficina mientras han disfrutado de la flexibilidad del trabajo en remoto.

Las nuevas formas de trabajar no están exentas de desafíos. Los equipos de trabajo pueden tener problemas de adaptación cuando se pasa de un entorno de teletrabajo a uno presencial. Eso es debido a que generalmente las oficinas no están preparadas ni equipadas para la repentina popularidad de las videoconferencias.

Esta nueva forma de funcionamiento ha hecho que muchas de empresas híbridas confíen en soluciones provisionales a corto plazo y soluciones tecnológicas de bajo nivel. Todo ello sin contar el apoyo de un equipo IT interno. Este artículo pretende ayudar a las empresas a desarrollar y organizar una vida laboral híbrida para los empleados de la manera más cómoda y fluida.

6 fundamentos del trabajo híbrido

Para que la vida laboral híbrida de la empresa u organización se desarrolle de la mejor manera posible, sigue estos 6 fundamentos:

• Organización. Tener un espacio de oficina hace que la colaboración sea mucho más fácil. Además configurar un calendario compartido para el personal es importante, para saber dónde va a estar cada uno y qué días.
• Que nadie se quede atrás. Cuando la mitad del personal esté reunido en la sala de reunión y la otra mitad del equipo esté conectado de forma remota, los que no estén en la oficina pueden sentirse un poco fuera de acción. Por tanto, debe asegurarse que los que estén en casa no se sientan excluidos haciendo que las videoconferencias sean de la más alta calidad.
• Grabar las reuniones. Tener a parte del personal trabajando en diferentes horarios significa que no todo el mundo va a llegar a cada videollamada. Por eso, es importante alentar al personal a grabar las reuniones de equipo o con clientes porque es una excelente manera de garantizar que el mensaje llegue a todos los participantes, independientemente de si están presentes de manera física o no.
• Date un descanso. Obligar al personal a realizar llamadas desde su escritorio puede irritar a los compañeros de trabajo y estar lleno de distracciones. Sin embargo, reservar una sala de reunión sólo para uno puede parecer una exageración y no se hace un buen uso del espacio. Así que es mejor considerar la creación de una sala de videoconferencias o una área silenciosa dentro de la oficina para que así el personal se concentre plenamente en sus llamadas.
• Colaborar creativamente. Actividades como el “brainstorming” no tienen que ser una cosa del pasado ahora que tienes un negocio híbrido. Hay una gran cantidad de herramientas de colaboración virtual disponibles para ayudar a recrear la experiencia en persona, si el personal necesita discutir ideas o hacer una presentación.
• Todo lo que necesitas. El personal tiene todo lo que necesita para realizar videollamadas con una calidad fantástica en la oficina. Pero, ¿en casa cuenta con herramientas tecnológicas de calidad, cuando tienen que hacer una videollamada?

Soluciones para trabajar en equipo

Las herramientas que utiliza la empresa para realizar videollamadas pueden marcar la diferencia en la calidad de las interacciones con otras empresas, socios, proveedores o internamente. Por tanto, es aconsejable no utilizar tecnología barata ya que es propensa a problemas, difícil de gestionar y dar soporte de forma centralizada. Sin embargo, invertir en soluciones empresariales que sean fiables, que se puedan gestionar en la nube y se actualicen continuamente por una empresa de renombre garantizará a largo término un mayor éxito empresarial.

Cuando se practica el trabajo híbrido, es importante contar con espacios de trabajo personal y unas salas de reuniones que te permitan en todo momento mantener un papel activo y colaborativo desde donde quiera que estés. De hecho, los espacios para reuniones de Ricoh contienen todo lo necesario para eliminar la ansiedad tecnológica que pueden sentir algunos empleados, cuando están intentando realizar videoconferencias a gran escala. Tan solo presionando un botón, los equipos pueden entrar a la sala virtual e iniciar una reunión con una imagen y un sonido increíbles.

En definitiva, si en la empresa cuentas con una metodología de trabajo híbrido, tu oficina debe de estar bien preparada para afrontar el camino que tienes por delante con la libertad del teletrabajo y la conveniencia del espacio físico de oficina. Con las herramientas de colaboración empresarial de Logitech y la experiencia de Ricoh apoyando a empresas de todos los tamaños, el personal conseguirá mejorar la calidad de su trabajo, sin importar desde dónde trabaja.